Leveransen gikk gjennom Gyro, som hadde totalansvaret for produksjonen av DNB NXT. Vår del var tolkeutstyret: 400 mottakere med headset, klare til bruk når dørene åpnet.
Der folk tror problemet ligger
De fleste som planlegger en konferanse med tolking, bruker tiden på å tenke gjennom språkkombinasjoner, kabinplassering og lydkvalitet. Det er rimelig — det er den synlige delen av faget, og det er også der tolkeboksen og tolkeutstyret hører hjemme.
Men over et par hundre deltakere endrer regnestykket seg. Selve tolkingen skaleres greit: en kabin til, en kanal til. Det som ikke skalerer av seg selv, er de fysiske enhetene som skal ut til hver enkelt deltaker og inn igjen etterpå.
Fire ting som må stemme
På denne størrelsen er det fire ting som avgjør om det går bra:
1. Lading skjer før, ikke under
Mottakere lades i koffert. Med 400 enheter er det ikke en oppgave man begynner på arrangementsdagen — det er noe som er ferdig før utstyret forlater lageret. Kommer enhetene halvladet, oppdager man det først når deltakerne mister lyden i siste sesjon.
2. Sortering i puljer, ikke i én haug
Enhetene ble fordelt i puljer før dørene åpnet, sortert etter inngang. Det gjør at utdelingen kan skje parallelt flere steder, i stedet for at alle 400 skal gjennom samme bord.
Hos oss skjer den sorteringen på lageret, ikke i lokalet: enhetene pakkes i kasser som er fargekodet per pulje, slik at riktig kasse går til riktig bord uten at noen må telle på stedet. Det er en liten detalj som først viser verdien sin klokka åtte om morgenen, når det står folk og venter.
3. Tekniker står ved utdelingen
Ikke fordi utstyret er komplisert, men fordi det alltid er noen som får feil kanal, ikke får lyd, eller har headsettet feil vei. Ett spørsmål tar ti sekunder å svare på ved bordet. Det samme spørsmålet midt i åpningsforedraget koster deltakeren hele innledningen.
4. Innsamling mens folk fortsatt er samlet
Det viktigste grepet, og det som oftest glemmes. Samler du inn etter at salen har begynt å tømme seg, går enheter ut døra — ikke i vond mening, men fordi folk har den i lomma og tenker på toget. Innsamlingen skjedde derfor ved utgangen mens deltakerne fortsatt var i bevegelse ut som gruppe.
Hva dette betyr for planleggingen din
Når du henter inn tilbud på tolkeutstyr til et større arrangement, er antall mottakere bare halve spørsmålet. Det andre halve er: hvem håndterer dem?
Spør leverandøren konkret om lading, utdelingspunkter, bemanning ved utdeling og rutine for innsamling. Får du ikke et tydelig svar, er det et varsel — da har du sannsynligvis kjøpt utstyr, ikke en leveranse.
Les videre
Skal du enda høyere i antall enheter, beskriver artikkelen om 1000 mottakere på Oslo Freedom Forum hva som endrer seg når ladingen går over flere døgn og utdelingen må skje fra flere bemannede punkter. Skal du skalere oppsettet i antall språk i stedet for antall lyttere, er gjennomgangen av simultantolking fra 1 til 8 språk mer relevant. Er du usikker på om du trenger IR eller UHF til å distribuere lyden, tar guiden til valg av tolkeutstyr den avveiningen.
Flere av oppdragene våre er beskrevet på referansesiden.
Planlegger du noe i denne størrelsesorden?
Send oss dato, sted, antall deltakere og språkpar — så får du et komplett tilbud. Vi svarer innen én virkedag.
Åpne tolkekalkulator